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RAIS: Tudo o que você precisa saber!

O início de ano é sempre marcado pela entrega de declarações acessórias e em Março temos a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais. Neste artigo iremos destacar tudo que você precisa saber para entregar essa declaração.

O que é a RAIS?

A RAIS foi instituída pelo Decreto 76.900/75 e tem como objetivo suprir as necessidades governamentais de controle da atividade trabalhista do país, estatística e informações do mercado de trabalho. Os dados coletados pela RAIS são usados para:

  • Controlar os níveis de nacionalização do trabalho, os registros do FGTS e benefícios previdenciários;
  • Estudos técnicos de natureza estatísticas e atuarial e
  • Identificar o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Sendo assim, é uma das declarações acessórias mais importantes, devido ao grande uso feito pelo Governo dos dados recebidos e por estar vinculada ao pagamento do abono salarial dos trabalhadores.

A partir do ano-base 2019, para as empresas dos grupos 1 e 2, essas informações passaram a ser feitas mensalmente, através do eSocial.

Se tiver dúvidas sobre a exatidão das informações prestadas pela sua empresa ou ainda não tiver conseguido fazer o fechamento da folha de pagamento no eSocial, entre em contato conosco e tenha a certeza de que a sua empresa está cumprindo as obrigações trabalhistas.

Quem deve declarar?

A RAIS deve ser informada por:

– empregadores urbanos e rurais;

– filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;

– empregadores pessoa física (rurais, autônomos e profissionais liberais) que tenham mantido empregados no ano-base;

– órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional do governo federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;

– conselhos profissionais e as entidades paraestatais;

– condomínios e sociedades civis e

– cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

Em resumo, todos os empregadores devem declarar a RAIS.

RAIS Negativa

 Como vimos, todos os empregadores devem entregar a RAIS, tendo ou não empregados. Caso o estabelecimento não tenha empregados no ano-base a ser declarado, a RAIS deve ser entregue como “Negativa”, isto é, com a informação de que não possui vínculos a ser declarados.

A declaração negativa pode ser entregue diretamente no portal da RAIS (www.rais.gov.br), preenchendo os quatro campos principais:

– Dados do estabelecimento;

– Endereço;

– Informações Sindicais e

– Responsável pela declaração.

Estão dispensados da RAIS Negativa o Microempreendedor Individual bem como o estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI/CNO), que não possuíram empregados ou estiveram paralisados durante o ano-base.

Quem deve ser declarado na RAIS?

 Devem ser declarados na RAIS, os seguintes vínculos laborais, considerando todo o ano-base:

  • empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
  • servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
  • trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
  • empregados de cartórios extrajudiciais;
  • trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
  • diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
  • servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);
  • trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
  • aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
  • trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
  • servidores e trabalhadores licenciados;
  • servidores públicos cedidos e requisitados; e
  • dirigentes sindicais.

Algumas categorias de trabalhadores, porém, tem regras específicas para a declaração, que devem ser analisadas e respeitadas, se for o caso da empresa. Veja quais são:

  • O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.
  • Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS.
  • Os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser declarados na RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam remunerações de ambos os órgãos.
  • o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo perceba remuneração de ambas as partes. Se a remuneração for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declará-lo da RAIS.

Quem não deve ser declarado na RAIS?

 A RAIS abrange a grande maioria dos trabalhadores, contudo, algumas categorias específicas não devem ser declaradas:

  • diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
  • autônomos;
  • eventuais;
  • ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, Conselheiro Tutelar etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
  • estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008 e
  • cooperados ou cooperativados.

Ou seja, esses vínculos não são informados na RAIS, por conta das particularidades do exercício da atividade.

 O que deve ser informado na RAIS?

 A RAIS contemplas as informações cadastrais e econômicas dos empregadores e dos trabalhadores.

Para o empregador, deve ser informado os seguintes dados:

– Endereço;

– Telefone e email de contato;

– CNAE Preponderante;

– Natureza Jurídica;

– Nº de proprietários;

– Data base;

– Porte do estabelecimento;

– Informações do PAT;

– Informações da Contribuição Sindical Patronal e

– Informações do controle de ponto dos trabalhadores.

Já as informações relativas aos trabalhadores são as seguintes:

– PIS/PASEP/NIT;

– Nome do trabalhador;

– Sexo

– Data de nascimento

– Raça/Cor;

– Portador de deficiência;

– Nacionalidade;

– Ano de chegada, se estrangeiro;

– Grau de instrução;

– CPF;

– Data de admissão;

– Tipo da admissão;

– Salário contratual;

– Horas Semanais;

– Código e tipo de salário;

– CBO;

– Tipo de vínculo empregatício;

– Local de trabalho;

– Informações relativas a afastamento;

– Informações relativas ao desligamento;

– Contribuição sindical;

– Remuneração Mensal e de 13º, bem como as verbas rescisórias.

As informações dos empregados devem ser prestadas com muita exatidão, pois como já vimos, a RAIS tem objetivos estatísticos, além de ser base para o pagamento do abono salarial.

 Qual a penalidade por não enviar a RAIS?

O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

Se a multa decorrer de auto de infração, o valor acima deve ser acrescido de percentuais, na seguinte proporção:

I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

O pagamento da multa não isenta a empresa da entrega da declaração, que deve ser feita de toda forma.

RAIS x eSocial: o que mudou?

A partir de 2020, a RAIS teve mudanças e o eSocial passa a substituir as informações que eram enviadas pelo programa da RAIS. É isso mesmo, as empresas do grupo 1 e 2 do eSocial estão desobrigadas de entregar a declaração.

As empresas do grupo 1 e 2 são as empresas não optantes pelo Simples Nacional e que já cumprem os critérios abaixo:

1) Empresas obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, em todos os meses do ano-base (jan a dez);

2) Empresas criadas no ano-base e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, desde o mês de criação até dezembro.

3) Empresas encerradas no ano-base e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, desde janeiro de até o mês de encerramento da empresa.

Com o envio do eSocial, a declaração passa a ser mensal com o envio das seguintes informações:

  • Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador – envio deverá ser feito até o dia anterior ao início das atividades;
  • Data e razão de rescisão de contrato e valores das verbas rescisórias devidas – até o décimo dia a contar da extinção do vínculo;
  • Valores de parcelas integrantes e não integrantes de remunerações mensais, com discriminação individual de valores – até o dia 15 do mês seguinte ao vencido.
As empresas desses grupos que enviarem as informações via programa GDRais terão os dados desconsiderados, uma vez que apenas as informações do eSocial serão utilizadas pelo Governo.

Veja o vídeo abaixo com o Prof. Luiz Medeiros e entenda mais sobre a substituição da RAIS e do CAGED pelo eSocial.

Prazo da RAIS

Para o ano-base 2019, o prazo final para a entrega da RAIS é 17 de abril de 2020.

 

Esteja sempre atualizado!

As mudanças na RAIS fazem parte do projeto de simplificação das obrigações trabalhistas, unificando todas as declarações no eSocial. Nesse primeiro momento, as dúvidas sobre a substituição da declaração são comuns e o profissional de departamento pessoal deve se manter atualizado.

Garanta que a sua empresa esteja informando a RAIS corretamente e que os empregados terão seus benefícios garantidos. Entre em contato conosco através do email [email protected] para saber mais sobre nosso serviço de saneamento de erros..

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Sobre a autora
Euza Bispo
Euza Bispo
Além de CEO da empresa RH Cont, a profª. Euza Bispo é apaixonada por ensinar e incentivar as pessoas a buscar conhecimento e capacitação. Gestora de Recursos Humanos, Especialista em eSocial e pós-graduanda em Cálculos Trabalhistas, atua na área de RH a mais de 15 anos. A Prof. Euza Bispo dá palestras e treinamentos em empresas, faculdades e entidades como: CIESP Santo André, CIESP Diadema, Associação Comercial de São Bernardo do Campo, ABBI – Associação Brasileira de Bancos Internacionais, Hospital Vital, Rede de Gestores do ABC, AGERH – Associação de Gestores de RH, Faculdade FAMA, etc.
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